בתקופה האחרונה אנו עדים למספר רב של מקרים בהם חברות ועסקים קטנים ובינוניים נקלעים באופן מפתיע לקשיים כלכליים. בעסקים קטנים הקושי להתאושש גדול לעתים אף יותר מאשר בחברות גדולות להן יש את היכולת הן הכספית והן הניהולית לבצע תכנית הבראה. במרבית המקרים בהם נתקלנו איש לא התריע בפני אותם בעלי עסקים על הסכנה בה נמצא העסק או על שעת המשבר וגם בעלי העסק או המנהלים לא זיהו בוודאות את הקשיים או הסיבות לקשיים אילו.
למיטב הבנתנו הדוחות הכספיים של אותם עסקים שיקפו סמני אזהרה מובהקים למשבר הממשמש ובא כבר כמה חודשים לפני שעלו הקשיים על פני השטח אנו עדים לתופעה כי למרות שישנם סמני אזהרה ברורים ותחושת בעלי העסק או מנהליו אינה טובה עם פעולותיו ודרך תפקודו מעדיפים הנוגעים בדבר להתעלם מהתחושות ומסמני האזהרה ומדחיקים אותם. כאשר מבקשים הללו לפעול על מנת לבלום את ההתדרדרות, לעתים קרובות כבר מאוחר מדי.
תופעת ההתעלמות וההדחקה אינה פוגעת רק בבעלי העסק ואנו עדים לכך כי גם הבנקים אינם ערים מספיק לסמני האזהרה ומגיעים למצבים בהם מאשרים אשראי לעסק שתהליך ההתדרדרות שלו כבר החל מבלי לדרוש תכנית הבראה מסודרת ונשלטת לעסק קטן בעל היקפי אשראי נמוכים יש קושי גדול להתאושש ממחסור בתזרים מזומנים. ליצואנים, המרוחקים מהשווקים שלהם, הקושי להתגבר על מחסור זמני בתזרים המזומנים בדרך של תגבור מערך הגביה מלקוחות, גדול עוד יותר.
הצורך בתכנון מוקדם גדול יותר אצל חברות קטנות שעוסקות בייצוא. אחת הדרכים למניעת מצבים אילו היא באמצעות ניהול שיטתי של מערכת תקציב תמחיר ובקרה שתתאים לעסק, לבעלים ולמנהלים אותו. מערכת תקציב תמחיר ובקרה משוכללת תאפשר באופן שוטף עקבי ושיטתי לאתר את המגמות המסתמנות בדוחות הכספיים מיד עם התהוותן ותאפשר נקיטת אמצעי זהירות בהתאמה למגמה השלילית כבר בשלבים הראשונים של התהוותה.
הקמת מערכת תקציב תמחיר ובקרה שתאפשר ניתוח ואבחון נכון של מצבה הכלכלי של חברה עסקית הוא נושא מורכב המצריך מיומנות מקצועית גבוהה. הקמת מערכת כזו משלבת מומחיות בכל תחומי הניהול כמו ייצור, שיווק , מימון , ניהול כוח אדם וחשבונאות. יש להפעיל בזמן ההקמה כושר ניתוח רב המשולב ביכולת לראות את התמונה הכוללת מתוך פרטי המידע הרבים על המתרחש בעסק ובסביבה הקרובה שבה הוא פועל.
יש לזכור כי גם כאשר נכנסים לקשיים ישנן דרכים רבות לצאת מהמשבר אך אילו כוללות בדרך כלל צעדים מכאיבים כגון פטורי עובדים, הקטנת משכורות, מכירת נכסים ולעתים גם פריסת חלק מהחובות לבנקים לתקופה ארוכה יותר. ברור לחלוטין כי מניעה שווה עשרות מונים מיכולת ההיחלצות. איתור מוקדם של הקשיים הצפויים יכול למנוע חלק גדול מאותם צעדים לא סימפטיים. כאשר עסק קטן מתמוטט הרי אין זה מלווה בדרך כלל בקול רעש גדול אלא משאיר את בעלי העסק להתמודדות קשה מול הבנקים והנושים האחרים. מערכת התקציב מאפשרת תכנון מוקדם גם לעסק הקטן. מערכת ניהולית מסוג זה שתספק אינפורמציה על הצורך העתידי במזומנים תאפשר לעסק לגייס את הכסף בזמן ממערכת הבנקים או ממקורות אחרים או לחילופין לא לבצע את תכניתו לגידול במידה ולא שוכנעו הגורמים הרלוונטיים ביכולתו לממש אותה. מנהלי העסק עסוקים רוב זמנם בתפעול השוטף של העסק ומתקשים במרבית המקרים לראות את התמונה העסקית הכוללת ואת ההשלכות של ההחלטות שלהם ביום יום בתחום הייצור, השיווק, המימון או מערכות כוח אדם, על התוצאות העסקיות בסוף התקופה.
יש חשיבות רבה לקשירת כל הגורמים הניהוליים בעסק, שהם מקבלי החלטות, למערכת הבקרה התקציבית כך שיקבלו את התמונה הכוללת בזמן ויוכלו לפעול מבעוד מועד להישרדותו של העסק בסביבה התחרותית הקשה של היום. היזון חוזר על ההחלטות הניהוליות והתפעוליות הכרחי על מנת שתפקודם של המנהלים יוטה לכיוון העסקי והם יוכלו לבטא את יכולתם כל אחד בתחומו על מנת לסייע לעסק להישמר מקשיים. יש חשיבות גדולה בהצגת תקציב העסק ומערכת הבקרה באופן שוטף לנותני האשראי לעסק. עסק המקיים לאורך זמן מערכת בקרה תקציבית מאפשר לנותני האשראי להעריך טוב יותר את נזילות העסק ויכולתו לפרוע את חובותיו הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך. הרשויות הממשלתיות בישראל מעורבות לעתים בעסקים הקטנים והבינוניים בתקופות שונות באמצעות מתן אשראי , מענקים לרכישת ציוד, מענקי מחקר ופיתוח ועוד מעורבות מסוגים שונים. יש להקפיד ולאבחן את מצבו של העסק גם ללא מענקים ואשראים אילו על מנת שניתן יהיה לאבחן את מצבו הכלכלי, מנוטרל מכל תמיכה חיצונית שעלולה לעתים להטות את מצבו של העסק שלא בעקבות פעולות עסקיות. כאשר ניגשים להקמת מערכת תקציב תמחיר ובקרה לעסק הקטן יש לאבחן תחילה מיהם המשתמשים במערכת ומהן מטרותיה. מערכת תקציב תמחיר ובקרה תקציבית בעסק הקטן צריכה להיות מושתתת קודם כל על מתכונת דו"ח רווח והפסד חשבונאי אך לא פחות חשוב ואולי אף יותר על מהלך תזרים המזומנים של העסק ומאפייניו
כל מערכת תקציב תמחיר ובקרה חייבת לשלב את המערכות הלוגיסטיות תפעוליות של העסק ביחד עם המערכת הכספית. חשוב במיוחד להגדיר את מערכת הנהלת החשבונות כך שתתאפשר הבקרה התקציבית. כל מערכת בקרה חייבת לכלול בתוכה את מערכת תחזית תזרים המזומנים כזו שתאפשר תחזית תזרים הטובה ביותר לתקופת הזמן הארוכה ביותר. על העסק הקטן המקיים מערכות בקרה להעדיף קודם את מערכת ניהול תחזית תזרים המזומנים על פני מערכות בקרה אחרות ורק עם יישום מערכת זו יש ליישם מערכת תקציב תמחיר ובקרה. בעסק הקטן ניתן להפריד את תחזית תזרים המזומנים משאר המערכות ולקיים רק מערכת זו. חשיבותה של מערכת ניהולית לשליטה בתקציב החברה הוא לא רק בקיום הדוחות והיכולת לקרוא אותם ולאבחן בעיות בזמן, אלא בעצם הטמעת המערכת בחברה או בעסק. יכולתה של מערכת הבקרה התקציבית להציף בעיות ולמקד את מנהלי העסק בפתרון הבעיות, היא גדולתה. מערכת הבקרה התקציבית צריכה להקיף ולשלב בין כל המערכות בעסק כך שכל מנהל או עובד אחראי יהיה מודע לכל פעולה שהוא מבצע ומהי השפעתה על התוצאות העסקיות של החברה כמו גם על מהלך תזרים המזומנים. מערכת שבנויה נכון תאפשר למנהלים לקשור את מערכת השכר של העובדים והמנהלים בעסק לתוצאות העסקיות כחלק מהמדדים במערכת תגמול עובדים ומנהלים. תוצאותיה של פעולה זו אינן מוטלות בספק והתקציב ככלי לתגמול מנהלים , יעיל ביותר , במיוחד בעסקים קטנים ובינוניים. תקציב נכון ומפורט הוא הבסיס לקיומה של מערכת תמחיר נכונה בעסק
התמחיר בעסק מאפשר למקבלי ההחלטות לקבוע את העלות לתוצרת ועלות זו מהווה את הבסיס למדיניות המחירים של העסק. גם אם העסק אינו שולט על מחירי השוק ואינו יכול לקבוע את המחיר הרי שילוב של תקציב שיאפשר תחזית כמויות לייצור ביחד עם תמחיר נכון יאפשר לעסק קבלת החלטה נכונה האם להמשיך קו ייצור מסוים או לחילופין להפסיק ייצור ומכירתו של מוצר מסוים בגלל עלות גבוהה שאינה מאפשרת רווח במחירים הרווחים בשוק. תכנון תזרים המזומנים מתאפשר במידה ותמחיר המוצר מדויק וידועות כל העלויות הכרוכות בתהליך הייצור. מערכת תמחיר נכונה מאפשרת חישובי כדאיות מיוחדים בפניהם עומד כל עסק, בכל סדר גודל, מפעם לפעם. הנהלות העסקים עומדות תדיר בפני בחירה בין תכניות פעולה אלטרנטיביות ומערכת תמחיר נכונה שמנוהלת באופן רציף תאפשר בחינה של הכדאיות היחסית בין האלטרנטיבות. מספר בעיות אופייניות בהן נתקלנו בעבודתנו בעסקים שונים עוסקות בתחום הייצור: האם לייצר במפעל או לחילופין לקנות בחוץ? או האם כדאי לקבל הזמנה מיוחדת לייצור במחיר נמוך במיוחד. שאלות אחרות הן בתחומים של התייעלות וחסכון כמו למשל האם כדאי להחליף מכונה מסוימת במכונה חדשה בעלת הספקים יותר גבוהים או האם כדאי לקיים משמרת נוספת במפעל ?
שאלת השאלות בה נתקלנו בכל עסק שהיינו מעורבים בו היא : האם כדאי לסגור מחלקה מסוימת במפעל או להמשיך ולקיימה.
אחד הגורמים החשובים והקובעים לגבי פתרון בעיות מסוג זה הוא העלות השולית של כל שינוי מוצע. תפקידה של מערכת תקציב תמחיר הוא לספק נתונים מתאימים לחישובי עלות מיוחדים אילו. תפקיד מערכת הבקרה התקציבית הוא לעקוב אחר ביצוע הפעילות ולבדוק את קיומו הנכון של התמחיר האופן שוטף.
כאשר ניגשים לבניית מערכת תקציב תמחיר ובקרה יש לזכור כי בניית מערכת כזו מורכבת, ויש צורך במעורבות של גורמים שונים בהקמת המערכת. ישנה נטייה להטיל את הקמת המערכת על איש הכספים בחברה אך יש לדאוג כי בהקמת המערכת יהיו מעורבים באופן פעיל גם אנשי התפעול וגם המנהלים האחרים בעסק.
הקמת מערכת תקציב תמחיר ובקרה מחייבת מומחיות שאינה קיימת בהכרח אצל איש הכספים בחברה.
להקמת מערכת מורכבת זו ישנם מספר שלבים :
1.קביעת הנחות היסוד לתקציב
2.איסוף נתונים על פעילות העסק ומבנה הארגון
3.גיבוש מבנה התקציב ביחד עם הנהלת העסק
4.בניית התקציב והפקתו
5.שילוב למערכת הנהלת החשבונות של העסק
6.במקביל לפעילויות אילו יש להקים את מערכת התמחיר של העסק שתאפשר בקרה שוטפת ובסיס למדיניות המחירים של העסק.
7.חישוב עלות ישירה למוצר
8.בניית כלים לחישוב ערך המלאי בכל נקודת זמן
9.הקמת מערכת בקרת תמחיר
10.שילוב מערכת התמחיר למערכות התפעוליות
כתוצאה מהקמת מערכות שליטה אילו מתאפשר השלב של עריכת דוחות שליטה וניהול. בתום שלבים אילו תוגדר מערכת הדוחות התקופתיים להנהלה ותוגדר מערכת תגמול עובדים ומנהלים המבוססת על מערכת תקציב תמחיר ובקרה. תהליך היישום של מערכת הדיווח ומערכת תגמול המנהלים מחייב תקופת הטמעה והוא תהליך ארגוני במהותו.
סיכום
הקמת מערכת תקציב תמחיר ובקרה היא עסק למומחים. חשיבות המערכת לעסק הקטן גדולה מאוד. מערכת תקציב תמחיר טובה תאפשר לעסק הקטן והבינוני את יכולת ההישרדות שלהם בתנאי תחרות עזים וקשים עם ענקים תעשייתיים ונותני שירותים בעלי יכולות פיננסיות גדולות.
ככול שהעסק קטן יותר ופשוט יותר תהליך הקמת המערכת מהיר יותר ומחייב פחות מומחיות. אין צורך בהשקעות כספיות גדולות להקמת מערכות מחשוב, ישנן היום בשוק תוכנות מצוינות המאפשרות הקמה של מערכות משולבות בעלות סבירה.
אין לפסוח בשום פנים ואופן על הקמת מערכת שליטה וניהול של תזרים המזומנים. קיום מערכת לניהול תזרים מזומנים ימנע לאורך זמן את כניסת העסק לקשיים וישמור על מערכת יחסים תקינה ואמינה בין נותני האשראי למנהלי העסק.